Come dividere un file Excel per valore di colonna in file separati

Hai un unico foglio di calcolo e ti serve un file per ogni regione, magazzino, cliente o venditore. Ecco come dividere un file Excel in base al valore di una colonna — il modo veloce senza codice, ma anche il metodo manuale e quello con VBA, così scegli quello che fa per te.

Il modo più veloce: dividerlo nel browser (senza VBA)

Il metodo più rapido non richiede formule, macro né installazioni. Split & Send funziona interamente nel tuo browser, quindi i dati non lasciano mai il tuo computer.

🔒 Privacy: il foglio di calcolo viene elaborato localmente nel browser e non viene mai caricato da nessuna parte, quindi è sicuro anche con dati riservati.

Quale metodo scegliere?

Ci sono quattro modi comuni per dividere un file Excel per colonna. Cambiano per velocità, sicurezza e quanto sono tecnici.

Metodo 1 — Manuale (filtro e copia)

Va bene per un lavoro una tantum con pochissimi gruppi. Applica un filtro sulla colonna, seleziona un valore alla volta, copia le righe visibili in una nuova cartella di lavoro e salva. Funziona, ma è lento e facile da sbagliare appena hai più di qualche valore — e devi rifarlo ogni volta che i dati cambiano.

Metodo 2 — Macro VBA

Se sei a tuo agio col codice e ripeti esattamente la stessa divisione, una macro può automatizzarla. Premi Alt+F11, inserisci un modulo e adatta una routine come questa (imposta splitCol col numero della tua colonna):

Sub DividiPerColonna()
    Dim ws As Worksheet, dati As Worksheet
    Dim ultimaRiga As Long, i As Long, chiave As String
    Dim splitCol As Long: splitCol = 2   ' colonna di divisione
    Set dati = ActiveSheet
    ultimaRiga = dati.Cells(dati.Rows.Count, splitCol).End(xlUp).Row
    For i = 2 To ultimaRiga
        chiave = CStr(dati.Cells(i, splitCol).Value)
        On Error Resume Next
        Set ws = Sheets(chiave)
        On Error GoTo 0
        If ws Is Nothing Then
            Set ws = Sheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count))
            ws.Name = Left(chiave, 31)
            dati.Rows(1).Copy ws.Rows(1)
        End If
        dati.Rows(i).Copy ws.Cells(ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1, 1)
        Set ws = Nothing
    Next i
End Sub

Gli svantaggi: crea fogli invece di file separati (devi comunque salvarli uno per uno), non gestisce l'invio delle email, e ogni collega che ne ha bisogno deve abilitare le macro — cosa che molte aziende bloccano per sicurezza.

Metodo 3 — Power Query

Power Query (Recupera e trasforma) può raggruppare le righe e, con un po' di configurazione, esportare i gruppi. È potente se già lavori con Power Query, ma è sovradimensionato per una divisione veloce e lascia comunque a te i passaggi "un file per valore" e l'invio delle email.

Bonus: invia ogni parte alla persona giusta in automatico

Dividere è solo metà del lavoro. Di solito ogni file deve andare a una persona diversa — ogni magazzino riceve solo le proprie righe. Split & Send genera anche una bozza email pronta per ogni gruppo: il destinatario giusto, il tuo messaggio e il file già allegato. Apri ogni bozza in Outlook, la controlli e la invii. È proprio la parte che i metodi manuali e le macro ti lasciano fare a mano.

Domande frequenti

Correlato: Come inviare via email ogni parte di un Excel.