Come dividere un file Excel per colonna — e mandare ogni parte alla persona giusta

Hai un unico foglio di calcolo e a ogni regione, magazzino, cliente o fornitore servono solo le sue righe. Dividere il file è la parte di cui parlano tutti. Mandare ogni parte alla persona giusta è la parte che ti mangia la mattinata — ed è quella che quasi tutti i metodi lasciano interamente a te.

Dividere è solo metà del lavoro

Spezzare un foglio in gruppi richiede una macro, un filtro, o trenta secondi con uno strumento nel browser. Poi comincia il lavoro vero: venti file da allegare a venti email quasi identiche, ognuna a un indirizzo diverso, ognuna un'occasione per mandare al fornitore sbagliato i numeri sbagliati.

È per questo che un lavoro da quaranta minuti resta da quaranta minuti anche dopo aver automatizzato la divisione. Ed è la parte per cui è nato Split & Send: accanto a ogni file prepara una bozza email pronta da inviare, con il destinatario giusto, il tuo messaggio e quel file già allegato.

✋ Non viene inviato nulla al posto tuo. Le bozze finiscono nel tuo client di posta e le mandi tu. È una scelta: quando l'allegato contiene i numeri di un fornitore, vuoi vedere il messaggio prima che parta. Gli strumenti che inviano da soli ti risparmiano un clic e ti tolgono l'ultimo controllo.

Come funziona, dall'inizio alla fine

🔒 Privacy: il foglio viene elaborato localmente nel browser e non viene mai caricato da nessuna parte — puoi verificarlo dalla scheda di rete del browser. È questo che lo rende utilizzabile con dati veri di fornitori e buste paga.

Quale metodo scegliere?

Ci sono quattro modi comuni per dividere un file Excel per colonna. Guarda l'ultima colonna: tre su quattro ti consegnano i file e si fermano lì.

Se dividi due o tre gruppi una volta sola, va bene qualunque metodo. La differenza si vede quando sono venti gruppi, ogni settimana, verso venti persone diverse.

Metodo 1 — Manuale (filtro e copia)

Va bene per un lavoro una tantum con pochissimi gruppi. Applica un filtro sulla colonna, seleziona un valore alla volta, copia le righe visibili in una nuova cartella di lavoro e salva. Funziona, ma è lento e facile da sbagliare appena hai più di qualche valore — e devi rifarlo ogni volta che i dati cambiano.

Metodo 2 — Macro VBA

Se sei a tuo agio col codice e ripeti esattamente la stessa divisione, una macro può automatizzarla. Premi Alt+F11, inserisci un modulo e adatta una routine come questa (imposta splitCol col numero della tua colonna):

Sub DividiPerColonna()
    Dim ws As Worksheet, dati As Worksheet
    Dim ultimaRiga As Long, i As Long, chiave As String
    Dim splitCol As Long: splitCol = 2   ' colonna di divisione
    Set dati = ActiveSheet
    ultimaRiga = dati.Cells(dati.Rows.Count, splitCol).End(xlUp).Row
    For i = 2 To ultimaRiga
        chiave = CStr(dati.Cells(i, splitCol).Value)
        On Error Resume Next
        Set ws = Sheets(chiave)
        On Error GoTo 0
        If ws Is Nothing Then
            Set ws = Sheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count))
            ws.Name = Left(chiave, 31)
            dati.Rows(1).Copy ws.Rows(1)
        End If
        dati.Rows(i).Copy ws.Cells(ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1, 1)
        Set ws = Nothing
    Next i
End Sub

Il codice completo che salva un file per valore — non solo fogli — è nella guida alla macro VBA.

Gli svantaggi: crea fogli invece di file separati (devi comunque salvarli uno per uno), non gestisce l'invio delle email, e ogni collega che ne ha bisogno deve abilitare le macro — cosa che molte aziende bloccano per sicurezza.

Metodo 3 — Power Query

Power Query (Recupera e trasforma) può raggruppare le righe e, con un po' di configurazione, esportare i gruppi. È potente se già lavori con Power Query, ma è sovradimensionato per una divisione veloce e lascia comunque a te i passaggi "un file per valore" e l'invio delle email.

Qualunque dei tre tu scelga, finisci nello stesso punto: una cartella di file, e le email ancora da scrivere.

Domande frequenti

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